こんにちは！代表の関口です！

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前回はPM/PMOの仕事の一つであるスケジュール管理（進捗管理）について、「①責任範囲を決めることの大切さ」について話しました。今回は前回の続きとしてポイントをさらに2つお話しします。

＜進捗確認のポイント②＞スケジュール管理

スケジュールに沿わない「ズレ」と言いますが、スケジュールのズレとはなんでしょうか。

具体的に言葉にすると、
「作業ごとに指定された開始日と終了日に対する実際に行われた日との差」のことを指します。

また、あらかじめ問題が発生し進捗が遅れることも予測し、その遅れを取り戻す対応の日数分のバッファを挿入して余裕を持った計画を設計することも重要です。

その差の大きさがプロジェクト全体に与える影響を分析しながら、対策を講じる必要があり、このバッファがあることで、残量も見ながら随時対策を講じていくことが可能になります。

スケジュールの効率指数の許容範囲は、通常±５％と言われています。

しかし、この数字を一律に考える必要はありません。
例えばプロジェクトの始めの３分の１は±１０％程度で管理しておいて、次の３分の１には±５％、最後の３分の１に±１％程度というふうに工夫しながら進めていくのも良いでしょう。
ただし、注意したいのは、前半での甘い管理のツケは、必ず後半に回ってくるということ。余裕を持たせることと、いい加減に管理することは全く違います。

リスクを考えてスタートから慎重に管理をしていく必要があるのです。

＜進捗管理のポイント③＞成果物の品質基準による遅れ

成果物は作り手から使い手へと引き渡されますが、最低限の保証活動として、引き渡す前に品質基準を満たしていることを確認しなければなりません。

不具合は取り除き、出荷時点では、
作りと使い手がどちらも満足していなければならないのです。

この品質基準を満たせずにプロジェクトの進行に遅れが生じることはよくあることです。この遅れた状況の中で、どう進捗管理していけばいいのでしょうか？

ここでのポイントは、報告内容の確認が重要です。

仮に、「90％終わりました、残り10%です」といった報告があった場合、どう捉えるでしょうか？

「残り10％なら、すぐ終わるな」と安心してしまうようでは、本質を見失っているかもしれません。

プロジェクトを管理する概念として、未来の起きることについて取り組んでいるという意識が念頭にあるべきです。

例えば、「何％終了した」という過去ではなく、
「残り何％で、あと何日かかる」という未来表現が適切です。

過去に何をしたかではなく、これからどうするのかということが求められるのです。

先の例の場合、最初の90％は容易で、最後の10％に超難題が残っているかもしれません。残り何％かは重要ではないのです。大事なことは、あと何日かかるのかといった具体的な時間であり未来表現にあります。進捗に遅れがある場合は、あと何が残されているのかといった作業や問題をはっきりとさせることが求められます。