PM/PMOの仕事の一つであるスケジュール作成とスケジュール管理。

今回は、多くの人が課題に感じている「スケジュール管理（進捗確認）」についてご説明させていただきます。

納期、コスト、人員、には限りがあります。

限られた期間に限られたコストをかけた作業計画を立て、目標を達成するための活動をサポートするのが、スケジュール管理であり、PM/PMOの仕事です。

しかし、そう簡単には計画通りはいかないものです。
実際には計画より早いこともあれば、遅いことも有り、ズレが生じてきます。
その対策には、許容値を含む幅の時間管理が必要になります。

結果として、最後の納期に間に合うようになんとかやりくりしたり、
間に合わないことが分かった時点で、納期を変更したりといった対応が必要です。

スケジュール表を作成する場合には、どの程度細かく管理するのかを決めておくこと、メンバーの権限委譲の度合いや自主性を促す動機付けといったことも考慮しましょう。
今回は、そのやりくりの方法や遅れの原因に対する働きかけといった進捗管理のポイントのうちの一つをご紹介させていただきますよ！

＜進捗管理のポイント＞　①責任を明確に

プロジェクトは、あらゆるタスクの連続でその結果として成果物を納品します。

そのため、まずプロジェクトの計画設計の段階で、すべての成果物に対して、
それぞれ責任者を明確にすることが重要です。各アイテムの完成に誰が責任を持つのかをメンバー全員が共有することが求められるのです。

このようにしっかりと、責任者を決めることで、成果物に関連した問題があると、その責任者はいち早くチームに報告するようになります。
なぜなら、しっかり責任者が、明確化されているため、自分に責任があることを理解することができるからです。

もし時間的に余裕がなければ、自分に責任がないものに関しては、他の人がなんとかしてくれると任せてしましがちになってしまいます。そういった場合、問題は無視されてしまい、進捗に影響を及ぼします。プロジェクトは期待通りに完了しないこともあります。そして、最終的に、誰にも責任がないとすれば、問題は修正できず、結果その責任は誰にあるのかを探すという無駄な時間が発生してしまいます。そのようなことを起こさないためにも、最初から責任者を明確化していく必要があるのです。責任者の存在は責任を追及するためのものにしてはいけません。そうではなく、責任をうまくメンバーに分散させるための手段であり、成果物が期待通りに完成したときには、賞賛されるべき存在です。こうしたことでチームのモチベーションを上げることもできるのではないかと思います。

次回Part２を掲載します！