【第4回】PM/PMOになるために今やるべきこととは
こんにちは！代表の関口です！
いつも弊社ホームページをご覧頂いて嬉しい限りです！
今回から４回に区切り、PM/PMOになる方法についてお話しします。
PM（プロジェクトマネージャー） ※プロジェクトを進行させ成果を出す
PMO（プロジェクト・マネジメント・オフィス）※PMの補佐
最終回の4回目のは、実際PMOになるにはどうすれば良いのかお話しします。
目次
- ＜PMOの仕事内容について＞
- ＜仕事を行う際のポイントについて＞
＜PMOの仕事内容について＞
最終回は、PMOの仕事内容について説明します。
私は、企業する前はコンサル会社のアクセンチュアにいましたので、私が実際にPMとしての経験もお話しさせていただければと思っています。
まず、PMOの仕事内容について。
今回は、メインアクティビティの４つを軸に説明します。
①スケジュール管理
マスタスケジュールおよび詳細スケジュール策定するとか、
進捗確認およびフォロースキーム構築
② 課題管理
課題管理シート作成
課題のフォローアップおよび対応策検討体制の構築
③ 文書管理
成果物定義および格納場所の定義したりとか
標準化するためにテンプレート作成
④ 情報共有
会議体定義していかにに円滑にチームメンバーに共有するとか
会議前の追い回しなどします
PMOの仕事内容は、多岐に渡りますが、代表的な4つが以上です。
この内２点下記で詳細説明します！
＜仕事を行う際のポイントについて＞
まずは①スケジュール管理のポイント。
プロジェクトによって管理単位は変わりますが、今日はいちばんシンプルな形を紹介させていただきます。
スケジュールも、タスク内容によって、引き方や、名称が異なりますので、覚えておくと良いでしょう。
まずマスタースケジュールの作成のポイント
① マイルストーンを設定する
② タスクごとの期間を設定
③ マイルストーンから逆引きする。その際タスクごとの依存関係に注意する
マイルストーンをどこに置くかがポイントになります。
稼働時期がいつなのか、
総合テストがいつなのか、
導入フェーズに入る前の承認行為がいつなのか、
開発が始まるのはいつなのか
これらを設定したら、各アクティビティの期間を提示していきます。
開発が終わってないとSIT総合テストができない、など全てのスケジュールを加味しながら線を引いていくのがポイントです。
WBS(詳細スケジュール)作成のポイント
① マスタースケジュールと連動性を持たせて作成
② 誰が、何を、いつまでにを定義
③予実管理をする
マスタースケジュールのタスクごとにアクティビティを作成していきます。
開発の中に何の作業があるのか、誰がどういった作業をいつまでに行うかを設定することで、予定、実績、期限通りなのかを見ることができるスケジュールを作成できるようになります。
続いて②課題管理のやり方です。
優先度とレベルに応じて検討会議や担当者を割り当て、スムーズな解決を行う事が重要です。
各チームリーダから挙げられた課題を指定の管理表で一括管理し、課題に対して誰が、何を、いつまでに行うのか、その中でも優先順位をしっかり明記、フォロー、管理を行うことが大切です。
次に難しいとされている優先順位の付け方です。
たくさんの定義手法がありますが、私は二つの軸で管理しています。
『対応優先度（Priority）』および『影響度レベル（Level）』を設定し、2つの軸より対応順位を付け、メリハリのある対応を実施する軸をつけて優先順位を管理します。
成果物の管理の仕方、共有の仕方で、ポイントがあります。
最初にお客様とフェーズ（要件定義、設計、開発、テスト、導入など）ごとの成果物を握る事が重要です、まずは何を作るのかを固めます。
成果物が決まったら、テンプレートを作成。テンプレートがないと属人的になってしまいアウトプットがバラバラになってしまうので品質の標準化をはかるためです。
成果物の格納場所を定義、それらをプロジェクトメンバーに周知・徹底させます。
最初が肝心になるので、しっかり徹底していきましょう。
情報共有こちらでは会議体を説明します。プロジェクト参加されたらわかるかと思いますが、プロジェクト参加者には、たくさんのステークホルダー（ベンダー、IS)がいます。
会議に向けて準備することで、その会議の時間を、最大限に利用できるようにしましょう。
会議前には、２つを設定します。
①会議体名を設定して、頻度、時間、討議内容アジェンダを決めます。
②主催、オーナ、参加者を定義します。
会議後は、以下の５つを行いましょう。
①打ち合わせ前には、会議用のアジェンダを設定する
②参加者の招集、場所の予約、会議用資料を事前に送付する
③打ち合わせをファシリテイションして結果を出すようにうまく回していく
④出たアクションアイテムtodoを整理、共通認識させる。
⑤打ち合わせ後、議事録を出す、決まった結果や、アクションアイテムを連絡をする
これらを行うことで相違が生まれることが少なくなるでしょう。
＜オファー部分＞
「実際PMOになるにはどうすれば良いのか」についてお話させていただきましたが、
いかがだったでしょうか。
私の話を聞いて視野が広がり、「PM/PMO/ITフリーランス」に興味を持ったという方は、一度お話聞きにきてくださいね！
また、PMOのお仕事について、こちらのフォームからクローズの直案件を流しますので是非登録してください。