こんにちは！代表の関口です！

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前回はDX化を進める前準備として、「購買プロセスの整理」を解説しました。どんなフローで、購入は行えるか、業務の流れを把握することはもちろん、
フローをエクセルやパワポでまとめる必要がありました。

今回DX化を進める具体的な方法後編として、その次の手順である「申請」「受領」などの箱を詳細化していく方法をお伝えします。

＜具体的な手順①＞

基本的に、「申請」「受領」などの箱を詳細化する際は、エクセルを使う場合が多いでしょう。

詳細業務には、番号をふり分けていくとその後まとめやすくなります。

・実際の業務内容
・担当
・タイミング（随時、週一なのか）

業務ごとに仕分けすることで、不要な業務を断捨離することができるのです。
必要な業務はDX化できるのか考えるために、これは必要な作業なのか一つ一つフラグを立てていきます。

前回の購入フローの確認の際にもありましたが、購買依頼の業務は購買部に申請を上げる前に、自分の部内での上長承認が必要です。

購買依頼したい人が、申請書を作成し、その申請書を元に、買う必要があるのか、部内マネージャーに確認をとります。否決されるケースもありますのでしっかり確認してもらうためにも、細かく記載することが重要です。

そして、承認が決定した場合は部内マネージャーから判子が押されます。
判子が押された申請書を購買部へ送付します。
送付方法は社内によっても異なりますが、社内便で送ることが一般的でしょう。

そして次にまとめるのが、
・購買プロセス
・発注プロセス
です。

購買部まで届いた申請書は、購買部の担当者が申請内容を不備がないか確認します。
不備がなければ、その担当者は、まず「金額」を確認します。

１、３０万円未満の場合は担当が判子を押して発注担当者へ送付。
２、３０万円以上の場合は上申する。

否決の場合は申請書を記載した担当者に否決理由を説明。
承認が通った場合、発注を行います。

発注については、発注担当者が複数の仕入れ先に対して見積もり依頼を行います。まとめて購入することで、安くなる場合もあるからです。
このフローをまとめるため、細かい内容ごとに担当を書いていきます。

・各部署の課長・マネージャー
・承認される場合は上司/マネージャー

このように、購買依頼から社内のフローをまとめていくと、
DXの対象になりそうなところ、いらないところが見えてくるのです。

例えば、マネージャー承認は必要ですが、例にあげた企業は紙ベースなので自動化するなり、検討余地がありそうということがわかります。また、判子も不要ではないでしょうか。クラウドサインとか他のツールを使用できます。

このように、仕分けをしていきます。

発注では担当者が申請内容の確認、これもシステム化すれば記載されていない項目があればエラーを出すなど、プロセス自体は必要ですが、自動化できる作業があるのでDX化の対象ということがわかります。

また、オートでメールが上司に届くなど人を介さずに作業を自動化することもできるでしょう。

今回は、DX化を進める中で、現状業務をどう整理するか、
現状のどの部分がいらなくてどこをDX化するのか。

フレームワークに関して説明しました。

まずは全体の概要をエクセルや、パワーポイントなどで業務フローを見える化することが重要です。概要を整理できたらプロセスを詳細化してエクセルなどで見える化する。

ここまで、業務を細分化することができれば、
社内でDX化を進めていく話し合いができることでしょう。