アクセンチュア歴10年が力説。 お金が稼げるITコンサル/プロジェクトマネージャーになるための『課題管理術』とは
WooGWay株式会社、代表の関口です！
PMO（プロジェクト・マネジメント・オフィス）の重要な役割について引き続きご紹介したいと思います！
※PMOとは？
プロジェクトをスムーズに進行させ、成果を出すPM（プロジェクトマネージャー）の補佐として働く役割。
数回に渡り役割を説明しましたが、今回はITコンサルやPM/PMOになるためには必須のスキルになる「課題管理」についてお話しします。
他業種でもフリーランスの方には必須スキルになってくると思いますので、
ITコンサル、PM/PMOにまだ興味がない方も読んでみてくださいね！
文末では、私関口のアクセンチュア歴10年で培った経験からの課題管理法を特別に伝授しちゃいますよ。
『スケジュール管理について知りたい！』という方は、以前の記事をご覧くださいね♪
業務上スケジュール制作方法は一種類でなく、いくつかあります。
用途にあったスケジュール作成をお伝えします。
ホームページだけでなく、Noteでは最新情報を連載しています。
▼お金が稼げるITコンサル/プロジェクトマネージャーになるための『スケジュール作成の管理術』https://note.com/embed/notes/n5d461d067ae1
目次
- 課題管理とは
- 課題管理のポイント
- 経験談から考える課題管理の遂行方法
- まとめ
課題管理とは
課題管理の説明前に、課題の定義についておさらいしてみましょう。
課題とは…
『すでに顕在化している解決するべき事象である。』
定義したことで、課題というぼんやりした大きかったものが、一気にくっきりした輪郭に変貌したのではないでしょうか。
そこから深く考え始めると、
今まで何気なく過ごしていた日常の中に、またビジネスの現場に
『課題』がたくさんあることに気づいた方も多いと思います。
では、そんな至る所に存在する『課題』と私たちはどう向き合っていけばよいのでしょうか？
「課題を見つけたら解決するのみ」
とすぐ言葉にされる方もいらっしゃるかもしれません。
その通りで、もしその課題が、
一人で解決できるような小さな課題が１つだけ、という状態なら、
「課題を発見→解決」という最もシンプルな手順で済むでしょう。
しかし、ビジネスに於いての課題はそんなシンプルに済むことばかりではありません。
自分一人の力より大きな課題に対して、個人の経験に頼利、やみくもに行動するよりも、どんな人・どんな場面にも応用可能なプロセスに従った方が効率的ではないでしょうか。
そんな『課題と向き合うためのプロセス』それが「課題管理」なんです。
課題管理のポイント
課題管理のポイントは大きく分けて2つです。
①1つのプロジェクトを進行する上での課題を管理する。
文字にすると非常に簡単なのですが、とても重要なポイントです。
課題定義は、『非常に重要で顕在化した問題』であり、逆に『顕在化していない問題』をリスクといいます。
課題 ：顕在化した問題
リスク：顕在化していない問題
また管理の際のポイントとしては、課題管理とタスクなどのtodoを分けること。
スケジュールの『todoリスト』に『課題リスト』を入れてしまうという方法がよく見受けられますが、
そうすると、何が何だかわからなくなってしまうので、
私の直伝作成方法のポイントとしては、これを絶対に分けてリストを作成する事をおすすめします。
②その課題の優先度と影響度
同じ課題でも、緊急に解決する必要があるものもあれば、今すぐという緊急性はなく、少し先になってからでも問題ないものもあります。
課題管理表に優先度の高さを明記し、
解決を急いでいるものから先に実行していくことが大切です。
また優先度だけではなく、その課題を解決する上で他の課題へも与える影響度も見ることが重要です。
その課題が他のどういうところに影響するのかを把握した上で
その課題の優先度をつけることができると良いでしょう。
課題はすぐに解決できないことが多いです。
『暫定対応』と『恒久対応』と分けて管理するのがポイントになるでしょう。
経験談から考える課題管理の遂行方法
上記で『課題管理について』ご説明しましたが、イメージはついたでしょうか。
ここからは、実際にどんなリストを使って課題管理をプロジェクト内では行うのかというのをご紹介します。
課題管理に重要なのは、同じリストを使ってプロジェクトメンバーが同時進行で一斉に管理することが可能であることです。
そして、しっかり『優先度』『緊急度』『影響度』を作って本当に重要な課題から対応していくというのがより重要になってきます。
【カテゴリ】には『業務課題』『システム課題』という形で分けると良いでしょう。
【課題内容】には、その課題の内容を記載。
【対応内容】には、その課題に対してどういった対応をするのかを記載します。
『暫定対応』と『恒久対応』もしっかり分けて記載するのがポイントです。
その次に【対応優先度】をつけます。
【担当者名】にはその課題に誰が対応するのか、
byName何とかチームではなくその人の名前で書くと実行性が増すでしょう。
この中で特に重要なのは
「誰が」「何を」「いつまで」ここをしっかり定義してフォローするという点。
中でも、【影響度】の定義はとても重要です。
一般的には2軸で定義します。
・緊急度（プライオリティー優先度）
・影響度
『緊急度』というのは5段階で分けることが一般的です。
即解決しないといけないようなものは『Immediate』
3日以内に解決しなければいけない『Urgent』など期間や緊急度で分けていきます。
次に『影響度』。
この問題が自分たちの自チームで解決できるものなのか他の領域を巻き込まなくてはいけないのか、それとも政治的なものも絡んでプロジェクトのリーダーに解決を仰がなければいけないのかでレベル分けをします。
中でもの管理シートのなかで、1番重点ポイントはここの赤い部分。
まずここに人をアサインして対応を仰ぐと言うのが課題管理遂行のコツなんです。
まとめ
今回は、PMOの仕事の大半をしめる「課題管理」についてご説明しました。
いかがだったでしょうか？
ここ数年、さらにはコロナの後押しもあり、
全世界、全業界でのIT化が急激に進み、デジタルトランスフォーメーションの重要性が叫ばれている中、プロジェクト内容はどんどん多様化しています。
そういった市場変化に伴い、
小回りの効くプロフェッショナルなコンサルタントのニーズが強まり、
フリーランスのコンサルタントと一緒に仕事をしたい、という企業ニーズが増えています。
フリーランスのコンサルタントは難しいと思って手を出せていない皆さんに「自由な働き方を選択でき、成長できる環境を提供したい」という想いからWooGWay株式会社は立ち上がり、10年になりました。
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また、WooGWayでは弊社専属のITフリーランスを募集しています。
商流の浅い直案件を継続的に紹介することが可能です。
フリーランスになるのはリスクという考えは過ぎ去った時代の固定観念です。
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私の話を聞いて視野が広がり、「ITフリーランス」に興味を持ったという方は、
一度お話聞きにきてくださいね！
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次回は「ファシリテーション」についてご説明したいと考えています。
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