プロジェクトを成功に導くマスタースケジュールの作成方法
WooGWay会社の関口です！ページを開いていただけて嬉しいです！
今回は、PMOの役割についてお話しします。
「PMO（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」は、
プロジェクトをスムーズに進行させ、成果を出すPM（プロジェクトマネージャー）の補佐として働く役割です。
PMOの基本的な役割は大きく7つに分けられますが、
今回はその内の3つについて解説します。
ここで出てくる『「PMO」って何？』ともっと詳しく知りたいという方は、以前詳細説明を記事にしていますのでご覧いただけますと更に嬉しいです！
目次
- プロジェクト管理手法の決定と定着化
- 進捗状況の可視化とリカバリ策の立案
- 課題およびリスクの管理
プロジェクト管理手法の決定と定着化
1つ目は、「プロジェクト管理手法の決定と定着化」です。この役割は、プロジェクトが開始する前にすべきことです。
プロジェクトのキックオフ・ミーティングが始まるより以前に、プロジェクトの管理手法をまとめます。
具体的には、
プロジェクト管理のルール、運営のルールを決定し、文書化をすることです。
作成する文書には、プロジェクトの管理ルール、運営ルール以外にも、
・議事録の管理プロセス＋フォーマット
・進捗報告の管理プロセス＋フォーマット
・課題およびリスクの管理プロセス＋フォーマット
・プロジェクトルームの運用ルール
・各種情報共有の方法
なども考慮します。
なかでも考慮が必要になってくるのは、「情報共有の手段」です。
可能な限りプロジェクトメンバー全員（社外のパートナー企業も含む）がアクセス可能な環境を構築しておくことが理想的です。
文書に残すという観点では、電子メールで文書をやりとりしても良いですが、
バージョン管理などの観点で考えると非効率です。
DropboxやGoogleドライブなどのクラウドのストレージ環境が十分に整っていて、クラウドベースのプロジェクト管理サービスも充実しているので、これらを最大限に活用することで情報共有をスムーズに実行できます。
PMOはこれらプロジェクト管理のルールづくりと環境づくりを行い、
キックオフ・ミーティングでプロジェクトメンバーへの説明と定着化に力を注ぎます。
プロジェクト管理手法を確立し定着化することで、プロジェクト管理業務の抜け漏れがなくなり、かつプロジェクトメンバーの作業が均一となることでプロジェクトの質を向上することが可能となるのです。
進捗状況の可視化とリカバリ策の立案
２つ目は、「進捗状況の可視化とリカバリ策の立案」です。
一般的には、基幹システム導入のプロジェクトは、販売や生産、購買、会計、インフラ、そしてインターフェースなど、担当する領域ごとにチームを分けて進めていきます。
各チームで進めているタスクの進捗状況を把握するために、PMOは定期的に各チームから進捗報告を集めます。
進捗報告を集めるタイミングは、全体進捗ミーティングの前日〜前々日が良いと言われています。
PMOは各チームの進捗を把握するとともに、全体の進捗状況のサマリーも作成します。
そのなかで進捗の遅れが認められるチームに対しては、チームリーダーと個別に打ち合わせの機会をつくります。
そこから、チームリーダーと一緒にリカバリー策の検討を行い、対策を決め、その結果をPM(プロジェクトマネージャー)とすり合わせします。
PMOは、リカバリー策の立案を終えた後に、週次全体進捗ミーティングでファシリテーションも行います。
なので、ミーティングの場ではリカバリー策の情報共有に焦点を絞ることができ、リカバリー策の検討に必要以上の時間がとられることを避けることができるのです。
PMOでおこなう進捗管理とは、進捗遅れに対するリカバリー策の検討およびPMとのすり合わせに大部分が割かれます。
進捗の可視化とリカバリー策の立案は、プロジェクト納期目標の達成に直結する役割であり、非常に重要なのです。
課題およびリスクの管理
３つ目は、「課題およびリスクの管理」です。
とくに、課題の進捗ステータスについては、誰が、いかなる基準で、ステータスを変更するのかプロジェクトメンバーの認識を合わせておくことが重要です。
プロジェクト期間中は常にアップデートが可能な状態にしておき、新規課題および既存課題ともにPMOが進捗を追跡。
また、PMOは期日が迫っている、あるいは長期間進捗が動いていない課題があれば、担当者にヒアリングを行います。
課題解決を阻害している要因があれば、解決策を担当者とともに探索し、PMとすり合わせを行います。
リスクについては、プロジェクト初期の段階で各チームのメンバーと抽出作業をし、PMOはリスクの評価と方針を検討し、PMの承認を得ます。
PMOは、課題やリスクの対策で実行に漏れや遅れがないか、各担当者と密にコミュニケーションをとりながら、解決をはかる役割を担うのです。
動画でも詳しく解説しています。https://www.youtube.com/embed/5Sz3VtDyeqY?rel=0
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今回は「PMOの役割」を３つご説明させていただきましたが、
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次回は、PMOの7つの役割のうち、予算配分などを含む、残りの4つについてお話します。
youtube動画でもPM,PMOについて説明していますので
youtubeも是非チェックしてみてください
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