WooGWay社代表の関口です！

前回ご紹介したPMO/プロジェクト・マネジメント・オフィス
(プロジェクトをスムーズに進行させ、成果を出すPM/プロジェクトマネージャーの補佐として働く役割)
が行うべき重要な役割の続きをお話します

ご興味あれば前回PMOの役割としてマスタースケジュール作成についても記事にしておりますので併せてご一読ください

目次

1. 分科会の設置とハンドリング
2. プロジェクト予算の管理
3. その他各種事務作業

分科会の設置とハンドリング

１つ目は、「分科会の設置とハンドリング」です。

プロジェクト中に起こる、課題やリスクの中は、全てがその場で答えが出るわけではありませんね。数回に渡り打ち合わせ、会議をすることになる場合が出てきます。

その際に、プロジェクトチームとは別に「分科会※」をセットし、プロジェクトの進捗と同時並行で課題およびリスクの検討ができるようにします。

※分科会とは、
大きな会議などで、その会議で取り上げられた事項に応じて、分野ごとに専門的に研究・討議を行う小会議のこと。

PMOは、この分科会の設置に関する提案をPM（プロジェクトマネージャー）におこない、
分科会の成果物が期日どおりに提示されるよう、中心的な役割を担います。

分科会のセットやファシリテーションも場合に応じて実施。

プロジェクト予算の管理

２つ目は、「プロジェクト予算の管理」です。

「基幹システムの導入プロジェクト」の予算額は、製品の「ライセンス費用」、そして各社カスタマイズによる「開発費用」が含まれます。

カスタマイズの開発費用については、PMOがITサービス提供企業とともに検討し、開発見積もりの管理をおこないます。

その検討状況をPMとすりあわせ、最終的な開発範囲を決定します。

殆どのプロジェクトでは、各チームからカスタマイズ要求が数え切れないほどでます。とはいえ予算は無限ではありませんので、優先順位をつけ、各チームへそれぞれ納得のいく丁寧な説明を行わなければはなりません。

説明自体は責任者であるPMから行うのが良いとされていますが、説明に必要な資料はサポート役であるPMOがまとめると良いでしょう。

カスタマイズのみならず、ハードウェアやネットワークなどのインフラやインターフェース開発、データ移行費用、研修費用など、各種予算の管理はPMOが行い、PMの意思決定に必要になると思われる情報をまとめます。

PMOは、PMとともに、プロジェクトの予算目標を達成できるように、行動することが重要です。

＜データ移行や受入テストなどのユーザータスク計画と進捗管理＞
３つ目は、「データ移行や受入テストなどのユーザータスク計画と進捗管理」です。

基幹システム導入プロジェクトにおいて、

・プロジェクト計画フェーズ
・要件定義フェーズ
・受入テストフェーズ
・データ移行フェーズ

以上は、ITサービス提供企業側ではなく、ユーザー側が主導する必要のあるフェーズです。

なかでも、「受入テストフェーズ」や「データ移行フェーズ」では、PMOが計画し、PMとすり合わせます。

計画には、スケジュール決定、各チームのタスクアサイン、各フェーズ自体の進捗管理などがあります。

ユーザータスクについては、PMOが主導的な役割を担い、プロジェクトの円滑な進捗を推進します。

その他各種事務作業

４つ目は、「各種事務作業」です。

紹介した３つと、前回紹介した３つの役割における「各種調整作業」や「資料作成作業」などを指しています。

これまでの役割については、多方から情報を集め、適切に可視化するということが重要になってきます。

そのため、多種多様な情報を方々から収集し、練り込んで資料作成する作業が繰り返し発生します。

これらの作業をPMの代わりにPMOが実行することで、多忙なPMの負担を軽減し、かつ円滑にプロジェクトが進行させることが可能になるのです。

プロジェクトを成功させるには、各種事務作業をPMOが積極的に引き取ることが重要になります。

＜弊社からのオファー部分＞　
今回は「PMOの役割」をご説明させていただきましたが、
PMOについて理解が深まったでしょうか。

プロジェクト内にPMOを設置するためには、他の業務と兼業しない人材をアサインすることが望ましいです。

そのためには、既存業務との調整が必要なので、担当役員やマネージャーに対しても十分な説明が必要です。

PMOが担う役割の重要性を理解したうえで、外部のPMO人材活用なども視野にいれつつ、プロジェクトの目標を達成させましょう。

ここ数年、IT化が進み全業界でのデジタルトランスフォーメーションの重要性が訴えられている中、プロジェクト内容はどんどん多様化しています。

そういった市場変化に伴い、
小回りの効くプロフェッショナルなコンサルタントのニーズが強まり、

フリーランスのコンサルタントと一緒に仕事をしたい、という企業需要が急増しています。

フリーランスのコンサルタントは難しいと思って手を出せていない皆さんに「自由な働き方を選択でき、成長できる環境を提供したい」という想いからWooGWayは立ち上がり、10年になります。

フリーランスのコンサルタントの方々の不安を解消できるようなサービスを通して、皆さんが自由な働き方を選択でき、成長できる機会を提供したいと思っています。

また、WooGWayでは弊社専属のITフリーランスを募集しています。
商流の浅い直案件を継続的に紹介することが可能です。

フリーランスになるのはリスクという考えは過ぎ去った時代の固定観念です。
しっかりとした案件を継続的に見つけることができれば、正社員にならなくても安定的かつ、正社員より自由な働き方ができます。

私の話を聞いて視野が広がり、「ITフリーランス」に興味を持ったという方は、
一度お話聞きにきてくださいね！

また、PMOのお仕事について、こちらのフォームからクローズの直案件を流しますので是非登録してください。

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応募者登録画面 | ITFREELANCEWOOGWAY.COMitfreelancewoogway.com

youtube動画でもPM,PMOについて説明していますので
youtubeも是非チェックしてみてくださいhttps://www.youtube.com/embed/rfn_d8t5bUw?rel=0

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