WooGWay株式会社代表の関口です！

今回も、PMO（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」の役割についてお話ししたいと思います。
PMとは？プロジェクトをスムーズに進行させ、成果を出すPM（プロジェクトマネージャー）の補佐として働く職業

今回は、よくある打ち合わせでも、一目置かれてしまうファシリテーションをする方法について伝授しちゃいます！

PMに限らず、フリーランスの方にも必須スキルなので、
ITコンサル、PM/PMOに興味がない方も是非読んでみてくださいね！

おおっと、いきなりファシリテーション！？その前に『課題管理術が知りたい！』という方は、これまでの記事をご覧ください♪

課題管理術だけでなく、私関口の経験から得た必須スキルについても隠すことなくお話しています。

目次

1. 情報共有とは
2. 会議体の定義
3. 会議の進め方

情報共有とは

まず最初にファシリテーションをする前に必要になってくる、情報共有についておさらいしてみましょう。

情報共有とは…
『個々のチームやチームメンバーのもつ情報を蓄積、共有、活用すること』

プロジェクトを行う上で、情報共有は欠かせません。

社会人になると『報・連・相』を心がけるよう、情報共有の重要性を繰り返し言われるようになります。

ではその情報共有が不足すると何が起きるのでしょうか？

・知識の属人化
・業務生産性の低下
・人間関係の悪化

今ぱっと考えただけでも大きな問題があげられます。

今後情報共有を行う際には、意識していきましょう。

大きいプロジェクトでは、１チームが10人〜20人と大人数になってきます。

各チームで持っている情報をどう他チームと遅延なく共有するのかを考えるのもPMOの役割です。

会議体の定義

では、この大切な情報共有、どこで一番共有されていると思いますか？

それが『会議』なんです。

今から、情報共有で一番利用される会議体の定義についてご説明します。

『「会議体？」会議と何が違うの？』

と思った方いませんか？

会議体とは、「同じ目的で複数回設定される会議の集合体」を指しています。

1つの目的に対して複数の人が集まって、具体的な意思決定を行うのです。

つまり会議体というのは「参加者全体で意思決定を行う会議」だけを指しているのです。

会議の進め方

では会議はどのように進めるのが良いのでしょうか。

今回は、いつものメインテーマである「PMO」の仕事の流れとともにご説明致します。

まずPMOは

・ステアリングコミッティ
・週次進捗会議確認会
・チーム間の会議

など数多くの会議を設定するのが業務です。

※ステアリングコミッティとは・・・プロジェクトの運営を行う運営委員会のことを指す。 小規模なプロジェクトでは通常設置されないが、複数の企業にまたがるような大規模なプロジェクトにおいて「ステアリングコミッティ」は、相互の利害関係を調整し、速やかにプロジェクトが進行できるように設置されることがある。

会議が多すぎてもプロジェクト自体が進まなくなるので、
PMOは効果的な数の会議を設定し、その会議に必要な参加者に周知する役割。より効率よく会議を進めるために、会議前に会議の準備を行う必要があります。

・会議用のアジェンダ（目的や討議内容）の設定
・参加者招集および会議室予約
・プロジェクトに参画されている忙しい方の時間と場所を抑える

基本的にはこの3つが重要な役割ですが、
それ以外にも、

『アジェンダをベースにして会議用資料作成・事前に送付する』

ということをしておくと、説明という箇所を省くことができ、
重要な“論点だけ” “ポイントだけ” を話すことができ、時間短縮につながります。

また、資料を事前に送付しないでぶっつけで会議を行うと、非常に時間がかかってしまい、非効率的な会議になってしまい、時間と労力の無駄になる可能性が高くなります。

次に【打ち合わせ中の作業】

会議中、PMOは、ファシリテーションをして、アウトプットを行います。

これが非常に難しい作業です。

そもそも一つの会議には、様々な業種の、様々な業務を行なっている方が参加しています。

そんなプロジェクトの中の全員の意見はなかなか合わず、ただ誰しもが言いたい事を言い放題という状態になってしまうことも…

そんな中、PMOは議論される中でここぞというタイミングを見て話題をまとめ、
最終的に会議内で解決できなかったものはTODOとして落とし込む作業を行うのです。

その後、【会議終了後】は、議事録を残します。

議事録は作業になってしまいがちですが、議事録を残すことで、
その後の『言った・言わない』問題のエビデンス（証拠）になり、勘違いや迷いを防ぎます。

議事録の内容には、まず何が決まったのか、次に何をするのか。
・結論
・アクションアイテムの整理

この二つを文字に書き出す作業が重要です。

いかがだったでしょうか。

会議はその場で行われる場合も多いでしょう。

しかし、開始までにある程度の【準備】を行うことが、
会議内容の担保のためにも重要になってくるんです。それが、ファシリテーションでこの人はやるぞ、と思われるコツです。

＜オファー部分＞　

今回は、社会人に最も大切な「情報共有」についてPMOのお仕事とともにご説明させていただきましたが、いかがだったでしょうか。

ここ数年、さらにはコロナにより一気に加速したIT化、デジタルトランスフォーメーションの重要性が叫ばれている中、プロジェクト内容はどんどん多様化しています。

そういった市場変化に伴い、
小回りの効くプロフェッショナルなコンサルタントのニーズが強まり、

フリーランスのコンサルタントと一緒に仕事をしたい、という企業ニーズが増えています。

フリーランスのコンサルタントは難しいと思って手を出せていない皆さんに「自由な働き方を選択でき、成長できる環境を提供したい」という想いからWooGWayは立ち上がり、10年になります。

フリーランスのコンサルタントの方々の不安を解消できるようなサービスを通して、皆さんが自由な働き方を選択でき、成長できる機会を提供したいと思っています。

また、WooGWayでは弊社専属のITフリーランスを募集しています。
商流の浅い直案件を継続的に紹介することが可能です。

フリーランスになるのはリスクという考えは固定観念です。
しっかりとした案件を継続的に見つけることができれば、正社員にならないくても安定的かつ、正社員より自由な働き方ができます。

私の話を聞いて視野が広がり、「ITフリーランス」に興味を持ったという方は、
一度お話聞きにきてくださいね！

また、PMOのお仕事について、こちらのフォームからクローズの直案件を流しますので是非登録してください。

↓ ↓ ↓
・登録Form: https://woogway.com/freedownload_ses

・DLページ： https://woogway.com/無料資料ダウンロードページitフリーランス向け/

youtube動画でもPM,PMOについて説明していますので
youtubeも是非チェックしてみてください。https://www.youtube.com/embed/EWmESwGyBBo?rel=0

【弊社概要】

Service
・インド人IT人材リモートサービス紹介
PR 動画: https://youtu.be/OWUge9nIEtI
LP： http://ijjremote.online/

・インド人IT人材紹介サービス動画
PR 動画: https://youtu.be/WQIR0hkJWwI
LP: http://itjobsjapan.online/

・ITコンサル紹介サービス動画
PR 動画：https://youtu.be/XP0qOlSHiNE
LP: http://itfreelance.online/

WooGWay株式会社
HP: http://woogway.com/

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
┏┓ Japan’s gateway to the world
┗■ WooGWay Inc / ウーグウェイ株式会社【本社】

〒101-0036 東京都千代田区神田北乗物町 9-1　日榮ビル４階

［代表電話］　　　　　　 03-6869-8338　
［厚生労働大臣許可番号］ 13-ﾕ-311705(有料職業紹介

Aaruya WooGWay Private Limited(インド社)
【Address】S.NO 18, D-101 SHUBHAMKAR HEIGHTS, GANESH NAGAR, 　
　　　　　　 DANGE CHOWK, THERGAON, PUNE, MAHARASHTRA, INDIA

JABBOCK & WooGWay(ナイジェリア社)
【Address】KEBBI PLAZA D.007/023 TRADE FAIR COMPLEX BADAGRY EXPRESS WAY, LAGOS, NIGERIA
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>